Vivimos en una sociedad cada vez más compleja. Y, probablemente, ello se pueda extrapolar a casi cualquier ámbito. Incluido el del ocio, el entretenimiento e incluso los negocios. No en vano, cada vez es más recurrente la demanda de macro-eventos de dimensiones estratosféricas. Algo que deja clara la importancia de la logística y la organización de eventos. En las siguientes líneas nos adentramos en tan fascinante mundo definiendo el significado de logística y aportando una serie de tips de expertos en la materia para organizar con éxito eventos de carácter multitudinario y masivo.
¿Qué es la logística de eventos? Importancia y utilidad
De nada serviría tratar un tema como el que aquí nos ocupa si antes no nos paramos a analizar algún que otro concepto. Y es que, ¿qué es eso de la logística de un evento? Pues bien, hablar de logística es hacerlo de una pieza clave en la planificación, la gestión, la preparación y la puesta en marcha de cualquier evento que se precie. Y ello es algo que abarca desde el transporte, el servicio técnico o el control de público y/o visitantes, hasta la elaboración de materiales necesarios, su propia trazabilidad o la adquisición de estructuras semipermanentes como la carpa flexhal. La solución perfecta de cara a elaborar actividades comerciales o establecer oficinas adicionales, talleres o centros de acogida temporal. Y no, no nos encontramos ante una cuestión que se deje llevar por el libro albedrío. No en vano requiere de cierto control y planificación. Algo totalmente factible con un adecuado plan de logística de eventos.
Pero... ¿qué es eso del plan de logística de eventos? Pues simplemente un plan que busca gestionar de forma eficiente todos los medios existentes a nuestra disposición para que un evento concreto cumpla con las previsiones. Combinando las acciones de planificación y gestión de los medios necesarios para que la actividad logre alcanzar las expectativas planteadas. Algo que, como ya hemos comentado con anterioridad, incluye contar con mayoristas de carpas como https://www.tenttrading.com/es/ y con organizadores profesionales de eventos.
Tips para una correcta logística en eventos masivos
A estas alturas os quedará meridianamente clara la complejidad de confeccionar un evento masivo. Algo que nos lleva desde a gestionar espacios, almacenamiento o servicios hasta contratar azafatas y promotoras con los que promocionar y dar a conocer el evento en cuestión. Una cuestión que implica la necesidad de rodearnos de profesionales en el sector logístico y de gestión para garantizar el éxito, minimizar los gastos y maximizar los resultados.
Un evento incluye multitud de etapas de desarrollo que van desde la coordinación logística, el marketing o la firme apuesta por la sostenibilidad logística hasta las gestión de presupuestos, personal o espacios. ¿Nuestra recomendación? Partir de un briefing (objetivos) a modo de manual de instrucciones y marcar a fuego en dicho documento nuestro límite presupuestario. Tampoco podemos olvidarnos de una última cuestión primordial: la salud física y mental. No en vano, la correcta gestión de un evento de la complejidad de los que aquí nos ocupan implica estar en buenas condiciones tanto física como mentalmente hablando. Y no puede haber mejor consejo para dar por concluso este texto que apelar a dicho descanso reparador como mejor herramienta preparatoria para todo lo que esté por venir.
